01
Fictief voorbeeld · zakelijke dienstverleningMinder losse printers, meer overzicht.
Een groeiend advieskantoor werkte met verschillende printers en multifunctionals, verspreid over meerdere teams.
Vraagstuk- Verschillende apparaten en drivers
- Geen centraal inzicht in gebruik
- Documenten werden regelmatig opnieuw geprint
Aanpak- Inventarisatie per werkplek en team
- Consolidatie naar een beperkt aantal passende MFP's
- Beveiligd printen en centrale printinstellingen
ResultaatDe nieuwe inrichting geeft het team één duidelijke printomgeving en maakt beheer en ondersteuning eenvoudiger.
02
Fictief voorbeeld · logistiekVan papierstroom naar scanworkflow.
Een logistieke organisatie verwerkte dagelijks orderdocumenten, pakbonnen en formulieren tussen kantoor en operatie.
Vraagstuk- Veel handmatig scannen en benoemen
- Documenten moesten naar verschillende dossiers
- Papieren documenten bleven lang onderweg
Aanpak- Scanprofielen op de MFP
- OCR en automatische documentrouting
- Heldere werkinstructies voor medewerkers
ResultaatDe documentstroom werd overzichtelijker en medewerkers besteden minder tijd aan handmatige tussenstappen.
03
Fictief voorbeeld · zorg & welzijnVeilig printen zonder extra gedoe.
Een organisatie met meerdere teams wilde vertrouwelijke documenten niet langer onbeheerd bij een printer laten liggen.
Vraagstuk- Printopdrachten bleven bij het apparaat liggen
- Meerdere gebruikers deelden machines
- Beveiliging moest aansluiten op de bestaande werkwijze
Aanpak- Print release met gebruikersauthenticatie
- Duidelijke gebruikersrechten
- Begeleiding bij invoering en gebruik
ResultaatDocumenten worden pas vrijgegeven wanneer de medewerker zich bij de MFP identificeert en de printomgeving is eenvoudiger te beheren.
