Wat is Managed Print en wat levert het op?
Managed Print is een manier om de volledige printomgeving beheersbaar te maken. Niet alleen de MFP's, maar ook volumes, verbruik, service, beveiliging en optimalisatie worden samen bekeken.
Wat valt onder Managed Print?
De exacte dienstverlening verschilt per organisatie. Mogelijke onderdelen zijn inventarisatie van apparaten, monitoring, tellerstanden, tonerbeheer, onderhoud, rapportage, printbeveiliging en periodieke optimalisatie.
Waarom printerparkbeheer nodig kan zijn
Een printerpark groeit vaak stap voor stap. Apparaten worden toegevoegd bij nieuwe teams, oude machines blijven staan en contracten lopen op verschillende momenten. Daardoor kan inzicht in gebruik en totale kosten verdwijnen.
Inzicht in volumes en verbruik
Door printvolumes, kleurgebruik en verbruik te volgen ontstaat een beter beeld van de werkelijke belasting. Dat helpt bij het bepalen van capaciteit en bij het plannen van vervanging.
Beveiliging hoort erbij
Printbeveiliging kan bestaan uit gebruikersauthenticatie, beveiligde printvrijgave en duidelijke toegangsrechten. Voor organisaties met vertrouwelijke documenten kan dit een belangrijk onderdeel van de inrichting zijn.
Managed Print en TCO
Een printerpark beoordelen op alleen aanschafprijs of leasebedrag geeft geen volledig beeld. Combineer apparatuur, verbruik, service en beheer. Gebruik daarvoor de TCO-scan en bespreek daarna de uitgangssituatie.
Wanneer is Managed Print interessant?
Het kan relevant zijn voor organisaties met meerdere MFP's, meerdere locaties, verschillende contracten of weinig inzicht in volumes en verbruik. Ook wanneer beveiliging en continuïteit belangrijk zijn, kan een beheerde aanpak helpen om afspraken en verantwoordelijkheden duidelijk te maken.
Van printerpark naar documentomgeving
Managed Print staat niet los van documentsoftware en documentworkflows. Door printen, scannen, beveiliging en digitale verwerking samen te bekijken, ontstaat een completer beeld van de documentomgeving.